TEC09 - Archivage électronique

Dernière mise à jour : 15/09/2021

Description
Introduction
-- Dématérialisation et archivage électronique : les interactions, les enjeux et la méthodologie à adopter
-- Les questions réglementaires et normatives : les nouvelles dispositions
-- Les normes pour l'archivage électronique
-- Organiser son projet d'archivage électronique
• Les acteurs en présence
• Les solutions techniques
• L'étude d›opportunité et l'étude de faisabilité
• Le cahier des charges
• L'analyse des réponses et le choix du
prestataire
• Les spécifications détaillées
Archivage électronique : que peut-on et que doit-on faire ?
-- Les documents archivables
• La procédure de numérisation des documents
• La méthode de sélection des documents à numériser
• Choisir les documents à conserver
• Arbitrer entre les différentes solutions en fonction des coûts et de la valeur stratégique ou juridique de vos documents
-- Les originaux sur support papier ou sur support dématérialisé
• Les formalités et normes à respecter
• Les conditions requises pour qu'un document devienne un original numérique valable
-- Les formats d'archivage et de numérisation des documents
-- Le contrôle de la CNIL sur les données
nominatives archivées
-- Les conditions de conservation et de restitution des documents numérisés
• Les normes techniques à respecter
• La destruction des originaux
• L'accès aux documents archivés
-- La durée de l'archivage
• La durée peut-elle être différente selon le type de document archivé ?
• La durée de conservation : que se passe-t-il à son issue ?
• La destruction est-elle obligatoire ou facultative ?
• Comment prouver l'effectivité de la destruction ?
Les modalités d'archivage
-- L'archivage interne ou externe : quelle solution privilégier ?
• Les choix de sa mise en oeuvre et la mise en place d'un audit : coûts, avantages et inconvénients
-- Les précautions à prendre en cas d'archivage externe
• Comment garantir la confidentialité des données ?
• Quelles exigences imposées au prestataire ?
-- La sécurité des mesures d'archivage
• La pérennité
• L'intégrité
• La confidentialité
Partage d'expériences : quelles sont les difficultés fréquemment rencontrées et les pistes de solutions envisageables en matière d'archivage électronique ?
Objectifs de la formation
• Mesurer cadre juridique en matière d'archivage électronique
• Sécuriser le recours à un prestataire extérieur
• Evaluer la conformité du système d'archivage électronique
Compétences acquises à l'issue de la formation
  • Mettre en oeuvre un archivage électronique conforme à la règlementation
Public visé
Toute personne engagée dans un projet de dématérialisation et d'archivage électronique : maîtrise d'ouvrage, chef de projet fonctionnel, responsable des marchés publics, DSI
Prérequis
Être impliqué dans un processus d'archivage électronique
Moyens et supports pédagogiques
Le support remis aux participants contiendra le cadre juridique, les principales jurisprudences applicables, les points de vigilance, les liens vers diverses ressources documentaires et les cas pratiques.
Modalités d'évaluation et de suivi
QCM de début et de fin de formation
Mise en situation et cas pratiques
Tour de table
Evaluation à chaud
Profil du / des Formateur(s)
Praticien expert / Avocat

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Prochaines Sessions
  • 10/11/21 Présentiel